Die Instandhaltung von Brandschutztüren, Feststellanlagen, RWA-Anlagen, Automatiktüren, Toren und Fenstern mit KEVOX effizient dokumentieren

Die WIR GmbH & Co. KG macht es vor.

Vorstellung

Die WIR GmbH & Co. KG ist Spezialist in den Bereichen Wartung, Instandhaltung und Reparatur. Das Unternehmen ist ein Tochterunternehmen der Firma Metallbau Gebr. Konzept. Insgesamt beschäftigt Konzept 42 Mitarbeiter, hauptsächlich im Bereich Metallbau, Fachrichtung Konstruktionstechnik.

Bei der WIR arbeiten zurzeit sieben Techniker und vier Bürokräfte mit der KEVOX Management Software. Einer der Techniker ist Herr Christian Oswald.

Das WIR Team dokumentiert vor Ort beim Kunden die Wartungen, Instandhaltungen und Reparaturen, die aus dem Bereich Metallbau anfallen. Konkret kann es sich um Brandschutztüren, Feststellanlagen, RWA-Anlagen, Automatiktüren, Tore, oder defekte Fenster handeln.

Herr Oswald ist seit 23 Jahren im Unternehmen tätig. Er hat zu Beginn als Monteur gearbeitet und ist nun als Servicetechniker tätig. Seit fast 20 Jahren spezialisiert Herr Oswald sich in seiner Arbeit auf Automatik-Türen, Zutrittskontrollen und Videoanlagen. Kurzum: Alles was mit Strom betrieben wird, das ist sein Metier.

Die Problemstellung

Vor der Einführung von KEVOX kümmerten sich die WIR Servicetechniker um die Instandhaltung von über 1500 Türen für unterschiedliche Kunden an verschiedenen Standorten. Jedes Projekt hatte eine eigene Papiermappe. „Die mit den Reitern, die man in ein Schränkchen einhängen kann…“, beschreibt Herr Oswald. Bis zu 10 Techniker nahmen sich so jeden Morgen die entsprechenden Mappen für den Tag aus dem Büro mit ins Auto. Manchmal kam es leider auch anders: die richtige Mappe war doch nicht dabei oder nicht auffindbar.

Auf unvorhergesehene Ereignisse beim Kunden konnte nur soweit reagiert werden, wie es das Material aus der Mappe hergab.

„Trotz Regeln, wie das immer so ist, war manchmal zu viel in der Mappe und manchmal eben zu wenige Informationen“ erinnert sich Herr Oswald. „Wenn eine Mappe kurzfristig verschwunden war, so konnte es schon mal 1-2 Tage dauern, bis diese wieder auftauchte. Wir wussten nicht, welchen Servicetechniker wir anrufen mussten, um mit großer Wahrscheinlichkeit herauszufinden, dass die Mappe noch in seinem Auto lag“.

Wenn es um die Rechnungsstellung ging und eine gewisse Dringlichkeit mitspielte, waren teilweise zwei Personen damit beschäftigt, die Mappen zu suchen. Natürlich hat das niemand mit Absicht gemacht, aber in der Eile des Arbeitsalltags kann eine Mappe im vollen Servicewagen eben auch mal vergessen werden.

Die Geschäftsführung und die Techniker fragten sich:

• Kann das nicht besser gelöst werden?
• Kann man die Dokumentation von Wartung, Instandhaltung und Reparatur nicht auch digitalisieren?
• Wie können wir mehr Ordnung in unsere Serviceautos bekommen?

Verbesserungen mit KEVOX

Die Unternehmensführung der WIR GmbH & Co. KG, nach einer besseren Lösung suchend, wurde in Nürnberg auf KEVOX aufmerksam. Auf der FeuerTrutz Messe, wie auch später während der Online-Demonstration der Software überzeugte die gute Präsentation, sowie die Passgenauigkeit der KEVOX Management Software zu den Instandhaltungstätigkeiten der WIR GmbH.

Jetzt, nach der Einführung von KEVOX, kann die Zeit des Mappen-Suchens komplett eingespart und besser genutzt werden.

„Man sieht genau, welche digitale Mappe bei welchem Techniker liegt und kann diese Person gezielt ansprechen, das Projekt bitte zurückzuspielen.“

Heute gehören Papiermappen der Vergangenheit an. Es gibt keine einzige mehr.

Das Techniker-Team ist dynamisch und war von vornherein eher positiv gestimmt. Natürlich gab es am Anfang des Digitalisierungsprojektes teilweise doch etwas Skepsis. Gerade weil der erste Besuch beim Kunden etwas mehr Zeit als gewöhnlich in Anspruch genommen hat.

„Wenn man allerdings das zweite Mal zum Kunden gefahren ist, merkte man, wie schnell die Dokumentation mit KEVOX tatsächlich geht… und wie einfach! Besonders klasse ist die Übersicht, die KEVOX bringt: Ich kann sehen, welcher Techniker was wann gemacht hat. Ich habe das vollständige Projekt immer in der Tasche dabei und muss nicht mehr mit eingeschränkten Informationen agieren“, erzählt Herr Oswald über die Einführung von KEVOX.

Heute bereitet das Team im Büro der WIR GmbH alle Stammdaten der Projekte am Desktop-PC in KEVOX komplett vor. So fahren die Techniker mit der digital abgekuppelten Projektmappe und bereits eingepflegten Informationen zum Kunden. Das bedeutet hohe Effizienzvorteile für die Feldarbeit.

Nach dem Kundenbesuch, wird die Mappe einfach wieder an das Gesamtsystem im Büro übertragen. Die Dokumentation dient im Büro dann als Grundlage für die Angebots- oder Rechnungsstellung. Gerade die Mangelbeweisfotos bieten dem Kunden einen guten Überblick, was wo und warum repariert werden muss. Ein tolles Extra, das die WIR GmbH dem Angebot beilegen kann.

Die Fotoberichte, die dazu verwendet werden, entstehen ganz automatisch und auf Knopfdruck, man muss nur die richtigen Filtereinstellungen vornehmen. Die Arbeit Handyfotos auf den Server zu übertragen und dann in einen übersichtlichen Bericht zu formatieren, entfällt dank KEVOX vollständig.

Ursprünglich sollte KEVOX ein Jahr lang parallel zu den Papiermappen gepflegt werden, um den Übergang sicher zu gestalten und alle Techniker langsam in die Software einzuführen. Bereits nach vier Wochen legte Herr Oswald seine Mappen ad acta und dokumentierte ausschließlich auf Grundlage der KEVOX Management Software. Der letzte Servicetechniker verabschiedete sich nach drei Monaten von den Mappen. Der Umstieg auf die digitale Dokumentation ging somit viel schneller als geplant.

Das Team der WIR GmbH hat keine Schulung von KEVOX gebucht. Stattdessen wurde der Umgang mit KEVOX in Eigendidaktik anhand der Schulungsvideos vorgenommen. Nach Ausarbeitung eines eigenen Arbeitsprozesses mit KEVOX wurden dann intern alle Servicetechniker geschult.

WIR agiert schon immer am Puls der Zeit und digitalisierte die Büroarbeiten, sprich Auftragsverarbeitung, Angebote und Rechnungen, schon vor langem. Nun ist auch die Arbeit im Feld digitalisiert. Alle Servicetechniker sind mit einem Tablet ausgestattet. Die Serviceautos, oder „fahrbaren kleinen Büros der Techniker“, sehen seit der Digitalisierung um ein Vielfaches ordentlicher aus. Diese neugewonnene Ordnung trägt zum Wohlbefinden aller bei und macht auch Eindruck vor dem Kunden. Alle Techniker sind sehr zufrieden mit der KEVOX-Dokumentation auf dem Tablet-PC.

„Also, wir Techniker sind sehr zufrieden mit KEVOX. Das ist echt eine tolle Sache!“

Auf die Frage hin, was man noch verbessern könnte, folgt ein langes Schweigen. Dann ein Lachen. Die Zusammenarbeit wird sehr geschätzt.