Deu

Laden Sie hier die Kundengeschichte als PDF herunter.

Jetzt anfordern

Sicherheit im Krankenhaus durch strukturierte Dokumentation erhöhen (Arbeitsschutz, Brandschutz)

Steckbrief

  • Unternehmen: Kreiskrankenhaus Prignitz gemeinnützige GmbH
  • Standort: Perleberg (zwischen Hamburg und Berlin)
  • Branche: Gesundheit, Pflege, Krankenhaus

Kurzes Unternehmensprofil

Die Kreiskrankenhaus Prignitz g GmbH ist eine Unternehmensgruppe mit ca. 1000 Mitarbeitern und besteht aus einem Krankenhaus mit ca. 400 Betten und unterschiedlichsten Klinikbereichen, zwei Seniorenpflegezentren,
einem Gesundheitszentrum mit mehreren Arztpraxen, einer Schule für Pflegeberufe und einer Servicegesellschaft.
Die Gebäude der Unternehmensgruppe liegen über mehrere Standorte verteilt.

Thomas Bedrich betreut alle Gebäude der Unternehmensgruppe Kreiskrankenhaus Prignitz g GmbH hinsichtlich des Arbeitsschutzes, der Arbeitssicherheit und des Brandschutzes. Unterstützt wird er von zwei Kollegen aus dem
Bereich der Technik (Technischer Leiter und Leiter Haustechnik). Zu dritt arbeitet das auf Sicherheit bedachte Team seit 2018 mit der KEVOX Software.

Krankenhaus Brandschutz Arbeitssicherheit Dokumentieren mit KEVOX Software und App

Zum Einstieg: Was können Sie mit KEVOX machen, Herr Bedrich?

„Ich kann die prüfpflichtigen Anlagen des Krankenhauses objektweise abbilden und dokumentieren. Ich kann außerdem anhand von Grundrissen erkennen, wo diese Anlagen sich befinden. Im Plan kann ich Bauteile definieren, sagen, wann die geprüft werden müssen und mich daran erinnern lassen. Außerdem entsteht zu jedem Bauteil eine Historie darüber, was zu dem Bauteil dokumentiert wurde und welche Dokumente dazu abgelegt wurden. Ich kann Prüfberichte vom TÜV zu jedem Bauteil, zu jeder Anlage hinterlegen und habe so alles vor Augen.

Vor KEVOX – was war Ihre Ausgangslage, Ihr Problem?

Thomas Bedrich führt täglich Begehungen durch. Diese wurden ursprünglich ganz klassisch mit Zettel, Stift und Fotoapparat dokumentiert. Bei Begehungen mit Ämtern oder Behörden fiel es Herr Bedrich oft schwer, alle Unterlagen sofort vorzeigen zu können. Erstens war es logistisch sehr schwer, mit mehreren Ordnern durch die Gebäude zu laufen und dabei noch Notizen zu machen.

Zweitens, war das Heraussuchen der passenden Dokumente zum richtigen Zeitpunkt der Begehung trotz gründlicher Vorbereitung nicht immer möglich. Bei einem Objekt mit mehr als 1000 Quadratmetern bleibt, laut Bedrich, die Übersicht in einer klassischen Papierordner-Struktur immer begrenzt.

Zudem mussten lange Exceltabellen und komplizierte Wordberichte erstellt werden, um eine Auflistung von Aufgaben, Sicherheitsmängeln und den jeweiligen Status festzuhalten. Diese Aufarbeitung der Begehungen wurde von allen Beteiligten als sehr aufwendig empfunden. Die Berichterstellung nahm sehr viel Zeit in Anspruch, die Übersicht aller Sachverhalte war nur begrenzt vorhanden.

Mit diesen Arbeitsweisen waren laut Herr Bedrich alle Anlagen stets im Griff. „Jedoch gab es nie eine Rückmeldung aus dem Papierordner im Schrank: ‚Pass auf, du musst übermorgen wieder jemanden holen zur Prüfung.‘ Dieses Problem haben wir mit der KEVOX Software jetzt natürlich komplett erschlagen.“

Deshalb schaute sich Herr Bedrich nach einer besseren Lösung um. Ganz speziell suchte er nach einer Software, mit der die Sachverhalte und Aufgaben im Arbeits- und Brandschutz abgebildet werden können. Fündig wurde Herr Bedrich dann schnell im Internet unter www.kevox.de.

"Jedoch gab es nie eine Rückmeldung aus dem Papierordner im Schrank: ‚Pass auf, du musst übermorgen wieder jemanden holen zur Prüfung.‘ Dieses Problem haben wir mit der KEVOX Software jetzt natürlich komplett erschlagen."

Entscheidungsgründe für KEVOX – warum KEVOX?

Der Hauptgrund für die Entscheidung lag in der sehr angenehmen und intuitiven Bedienbarkeit und der sofortigen Übersicht. Herr Bedrich erinnert sich begeistert daran, wie er während der Online-Präsentation auch Dinge live ausprobieren und in seinen eigenen Kontext setzen konnte. So erkannte er schnell, dass KEVOX die passende Lösung für seine Dokumentation ist. Wichtig für ihn war besonders die Übersicht der prüfpflichtigen Anlagen in den unterschiedlichen Standorten bzw. Objekten. Jedes Einzelobjekt hat Herr Bedrich heute in ein eigenes KEVOX-Projekt strukturiert. So bleibt es übersichtlich.

Dabei betont er: „Die Dokumentation basiert immer auf einem Grundrissplan. Mein gesamter Verantwortlichkeitsbereich ist über 30.000 Quadratmeter groß. Man kommt natürlich nicht immer überall hin, besonders wenn man nicht ortskundig ist. Man braucht mehrere Jahre, um sich mit dem Objekt erst einmal vertraut zu machen.“ Durch KEVOX war es möglich, alle Grundrisse einzuspielen. Besonders neuen Kollegen fällt es jetzt viel leichter, eine Orientierung zu bekommen.

Jedes Projekt meldet Herrn Bedrich dank KEVOX heute, was er tagesaktuell zu prüfen hat. Alle anstehenden Prüfungen können mit Ihrem Termin in selbst-aktualisierenden Listen eingesehen werden. Manuell muss jetzt keine Tabelle mehr gepflegt werden. KEVOX erledigt die ehemalige Nacharbeit am PC ganz automatisch. „Das war das Bestechendste“, erinnert sich Bedrich.

Ein weiterer Grund für die Entscheidung für KEVOX lag in der erheblichen Verbesserung der Teamarbeit zwischen Herrn Bedrich und den zwei Technikern. Herr Bedrich beschreibt, dass es sehr viele gemeinsame Interessen gibt. Während er die Anlagen kontrolliert und Hersteller mit den Prüfungen beauftragt, verwalten die Techniker die Reparaturen und Aufgabenumsetzung. Die KEVOX Software ermöglicht es dem Dreierteam eine gleiche Arbeitsgrundlage zu verwenden und live zu sehen, was die anderen jeweils eintragen. So kann zeitgleich an vielen Themen gearbeitet werden und doch gibt es kein Verlust von Informationen und keine doppelte Arbeit. Viel überflüssige Kommunikation wird vermieden.

Letztendlich sah Herr Bedrich keine andere Software, die alle Funktionen der KEVOX Software mitbrachte. Damit war die Entscheidung klar.

Die Begeisterung – was hat sich mit dem Einsatz von KEVOX verbessert?

Auf die Interviewfrage für diesen Abschnitt antwortet Herr Bedrich spontan und laut: „Die Berichterstellung!“

„Wir haben ein Surface (ein Tablet-PC von Windows). Das ist sehr mobil und praktisch. Wir nehmen schon alles inklusive Fotos auf derzeit. Es ist sehr praktisch zu sehen in der Software, wie die Daten, Formulare und Dokumente sofort dem richtigen Bauteil zugeordnet werden und im Nachhinein kann ich sehen: ah ja, da war es!“

Nicht nur die Nacharbeit und die Dokumentation, auch die Begehung selbst haben sich verbessert. „Wir hatten jetzt eine Begehung mit der Brandschutzdienststelle – da hatte ich für das Objekt alle wichtigen Dokumente bereits eingepflegt und ich musste deshalb keine Papierordner mitschleppen, sondern konnte alles, was ich als PDF in KEVOX eingepflegt hatte direkt aus dem Bauteil heraus öffnen und auf dem Tablet-PC zeigen. Das war alles aussagekräftig für den Mitarbeiter der Behörde. Das konnte auf Anhieb alles erledigt werden.“

"Wir haben ein Surface (ein Tablet-PC von Windows). Das ist sehr mobil und praktisch. Wir nehmen schon alles inklusive Fotos auf derzeit. Es ist sehr praktisch zu sehen in der Software, wie die Daten, Formulare und Dokumente sofort dem richtigen Bauteil zugeordnet werden und im Nachhinein kann ich sehen: ah ja, da war es!"

Zeitersparnis – wie viel Zeit sparen Sie mit KEVOX?

Herr Bedrich ergründet sich die Zeitersparnis anhand des Beispiels ‚Leiterprüfung‘. Diese wird auch bereits mit KEVOX gemacht, weil es „einfach gut funktioniert“.

Nach wenigen Sekunden des Kopfrechnens ist sich Herr Bedrich sicher: Es werden aller wenigstens 30% der Zeit gespart, die jetzt im Hinblick auf die Sicherheit aller Menschen im Krankenhaus besser verwendet werden kann.

„Ich muss die Leiter nur einmal anlegen und habe den Prüfungsbericht immer direkt dort im System beim passenden Bauteil. Ich kann alle Informationen gleich eintragen und spare mir das Einscannen und Verwalten. Ich hätte es auch als Druckvariante direkt dort und muss keine Ordner raussuchen und mitschleppen.“

"Ich muss die Leiter nur einmal anlegen und habe den Prüfungsbericht immer direkt dort im System beim passenden Bauteil. Ich kann alle Informationen gleich eintragen und spare mir das Einscannen und Verwalten. Ich hätte es auch als Druckvariante direkt dort und muss keine Ordner raussuchen und mitschleppen."

Zukunftsvision – wie glauben Sie sieht die Zukunft dank KEVOX aus?

In der Zukunft sollen sämtliche Begehungen mobil und als digitale Version vorhanden sein. Papierordner werden, laut Bedrich, nicht ganz zu vermeiden sein, jedoch wird insgesamt ein schlankeres und besseres System geschaffen.

Mit der Berichterstellung soll sich nicht mehr manuell beschäftig werden. So werden durch die digitale Dokumentation mehr Kapazitäten frei, um die Brandschutz- und Arbeitsschutzmaßnahmen schneller und gleichzeitig noch sorgfältiger durchzuführen.

Die Mangelaufnahme und die Reparaturdokumentation sollen digitalisiert werden, um durch die beschleunigten Prozesse noch mehr Sicherheit zu schaffen. In Zukunft sollen alle Dokumente eingepflegt sein und digital bei den Begehungen den Behörden vorgezeigt werden können.

In Zukunft sollen weitere Mitarbeiter mit KEVOX ausgestattet werden.

Leitern Dokumentieren mit KEVOX Software und App

Laden Sie hier die Kundengeschichte als PDF herunter.

Jetzt anfordern