Facility Management Software und App

Eine App für Immobilien – warum die Dokumentation im Facility Management auch einfach sein kann

Fragt man erfahrene Facility Manager und Hausverwalter, geben die meisten zu, das Excel und Word keine ideale Hilfsmittel sind, um zuverlässige Dokumentationen in ihrem Arbeitsfeld zu erstellen. Das gleiche gilt, wenn beispielsweise Informationen mit anderen Beteiligten über Dienste wie WhatsApp ausgetauscht werden. Nicht zu Unrecht haben viele Beteiligte im Facility Management hier ein ungutes Gefühl beim Thema Datenschutz. Außerdem helfen Messenger wie WhatsApp nicht wirklich dabei weiter, eine übersichtliche Dokumentation zu erstellen, die jederzeit abrufbar und sicher archiviert ist. Schaut man sich die typischen Tätigkeiten im Facility Management und in der Hausverwaltung genauer an, wird schnell deutlich, wo die besonderen Herausforderungen bei der Dokumentation liegen. Eine Vielzahl von Einzelinformationen wie

• Mängelbeschreibungen
• Zählerstände
• Prüfprotokolle
• Tätigkeitsnachweise
• Nachweise für öffentliche Stellen wie Brandschutz
• Protokolle von Ortsbegehungen
• Zustandsbeschreibungen

und einiges mehr müssen in übersichtlicher Form dokumentiert, zusammengefasst, teilweise kommentiert, weitergeschickt sowie archiviert werden. Unübersichtlich kann das alles schnell werden, weil die verschiedenen Informationen und Vorgänge untereinander in Wechselbeziehung stehen können. Geht es beispielsweise um einen festgestellten Mangel, folgt darauf eine Mängelbeseitigung. Diese muss ebenso festgestellt und dokumentiert werden wie der Mangel selbst und dem Mangel zugeordnet sein. 
Die inkonsequente digitale Bearbeitung der Dokumentation mit Textverarbeitungs- und Tabellenprogrammen schafft oftmals mehr Arbeit als Arbeitserleichterung. Berichte müssen in mühevoller Nacharbeit aus verschiedenen Elementen zusammengestellt werden.Bei Ortsbegehungen müssen die verschiedenen Standorte auf Plänen identifiziert werden, Fotos müssen Mängeln oder Beschreibungen zugeordnet werden. Facility Manager und Hausverwalter kämpfen hier nicht selten mit Papierbergen und Überstunden für die Nachbearbeitung Ihrer Dokumentation. 
Es geht anders.Die Facility Management App KEVOX GO bietet Ihnen eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Sie auf Knopfdruck Berichte erstellen, Informationen mit anderen austauschen sowie mit sinnvollen Checklisten immer den Überblick behalten.Diese Immobilien App sorgt auch dafür, dass die Zeiten der mühevollen Nachbearbeitung von Fotos, Notizen und Bestandsaufnahmen nach Mängelbegehungen und Prüfungsdurchläufen der Vergangenheit angehören.

Dokumentieren Sie Anlagen und Gebäude effektiv und zuverlässig mit der FM App KEVOX GO

Sie setzen die KEVOX App individuell und nach den Anforderungen Ihres konkreten Arbeitsbereiches beispielsweise als Facility Management App oder Hausverwaltungs-App ein. Die Immobilien App lässt sich genau auf Ihre jeweiligen individuellen Ansprüche anpassen. Dafür sorgen unter anderem die Berichtsfunktion, Diktatfunktion, Textbausteine, Checklisten, eine Planansicht und viele weitere Komfortfunktionen.

Sie arbeiten unkompliziert nach Wahl offline und online mit KEVOX GO. Sie kommunizieren mit Dritten sicher, datenschutzkonform und mit wenigen Klicks. Eine Fotodokumentation erstellen Sie ohne langwierige Nacharbeit, weil die Fotos Ihren Kommentaren bereits in Echtzeit mit der Facility Management App zugeordnet werden. Ebenso einfach ist es, in Plänen bestimmte Standorte beispielsweise bei Mängellokalisationen zuzuordnen. Das Ausdrucken eines Berichtes erfolgt auf Knopfdruck.

Wie Sie in drei Schritten einen Mangel erfassen:

1. Nehmen Sie ein Foto auf.
2. Fügen Sie Ihren Kommentar über die Diktatfunktion oder einen Textbaustein hinzu.
3. Filtern Sie und drucken Sie den Bericht/das Protokoll aus.

Es ist genauso einfach, den Bericht/das Protokoll ohne Zeitverlust mit anderen Beteiligten datenschutzkonform und rechtssicher zu teilen. Jederzeit verfügen Sie an jedem Ort über alle relevanten Informationen und das Archiv Ihrer Arbeit. KEVOX GO speichert Ihre sensiblen Daten auf deutschen Servern datenschutzkonform ab.
Mit KEVOX GO dokumentieren Sie rechtssicher, nachvollziehbar und beweisfest im Facility Management. Ob Brandschutz, Hausverwaltung, Arbeitssicherheit und viele andere Bereiche, in denen einer zuverlässigen Dokumentation erhöhte Bedeutung zukommt - KEVOX GO macht Ihnen die Dokumentationsarbeit leichter.
Wenn Sie KEVOX GO jetzt testen möchten, laden Sie die App im PlayStore oder im AppStore herunter. Nach der Registrierung auf Ihrem Handy können Sie die Facility Management App 14 Tage kostenlos testen.

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