Deutschlandweit standardisierte Protokolle
Die Ringwald-GmbH
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Steckbrief
- Unternehmen: BfB-Ringwald GmbH
- Geschäftsführer: Michael Ringwald
- Standort: Gäufelden
- Branche: (Betrieblich) Organisatorischer Brandschutz im B2B Bereich
Unternehmensprofil
Die BfB Ringwald GmbH wurde im Jahr 1996 als Einmannunternehmen von Michael Ringwald gegründet. Seit 2001 hat die Firma ihren Hauptsitz in Gäufelden (Kreis Böblingen in Baden-Württemberg). Zwei mit der Zeit dazugekommene Standorte sind das Büro Freiburg in Herbolzheim und das Büro Nord in Lübeck. Die GmbH betreut die Brandschutzsicherheit zahlreicher Unternehmen. Dabei unterstützt sie Firmen, die keine internen Brandschutzbeauftragten stellen können oder entlastet diese mit regelmäßigen Instandhaltungskontrollen. Die Durchführung der regelmäßigen Begehungen erfolgt seit einigen Jahren mit KEVOX Management.
Vor KEVOX
In den 25 Jahren, die Michael Ringwald seit der Gründung des Unternehmens für den Brandschutz tätig ist, hat sich die Brandschutzdokumentation drastisch verändert. Insbesondere vor der Umstellung auf KEVOX war die Arbeit nach einer Begehung noch lange nicht vorüber. Michael Ringwald erinnert sich an die Zeit davor:
„(…) Bis dahin hatten wir die Begehungen mit der Digitalkamera, Klemmbrett und Plan durchgeführt (…) und haben hinterher in einem Word Dokument die Fotos eingefügt. Das war natürlich super aufwändig. Da musste ich hinterher bei 20 Mängeln das Foto dem Mangel zuordnen können.“
Erschwerend war auch die Tatsache, dass Begehungsprotokolle nicht standardisiert waren. Firmen, die bundesweit betreut werden, erhielten durch die Beauftragten des Lübecker Standort teils andere Protokolle als durch das Württembergische Büro. Ein wichtiges Ziel für Michael Ringwald war daher, dass Kunden keine unterschiedlichen Protokolle mehr erhielten.
Er ergänzt, dass diese Ungleichheiten sich nicht nur in den Protokollen, sondern auch in der Definition der Mängel abzeichneten. Als markantes Beispiel nennt er das klassische Feuerlöscher Szenario:
„Zum Beispiel wurde früher, wenn ein Feuerlöscher nicht in der Halterung hängt und dann eine Brandschutztür offen hält, (…) der Mangel immer anders beschrieben. (…) Es kann nicht sein, dass der gleiche Mangel von fünf unterschiedlichen Mitarbeitern in fünf unterschiedlichen Versionen beschrieben wird.“
Diese Herausforderungen haben verdeutlicht, dass eine Lösung gefunden werden musste, die eine klare Dokumentation ermöglicht. Dabei waren für Herrn Ringwald insbesondere drei Kriterien wichtig: die Einfachheit der Anwendung, die Zuverlässigkeit der erfassten Daten und die Übersichtlichkeit der Bauteilhistorie.
Mit KEVOX
Nach der Einführung von KEVOX hat sich gezeigt, dass diese Kriterien von der Software erfüllt werden. Inzwischen setzen fünf Mitarbeiter KEVOX erfolgreich für das Brandschutzmanagement zahlreicher Firmen ein. Durch die Dokumentation mit KEVOX erreicht das Unternehme eine erhebliche Zeitersparnis und Aufwandsreduzierung.
Herr Ringwald betont insbesondere die Funktion der Mangel-Fotozuordnung, um die Berichte übersichtlich zu gestalten, als äußerst hilfreich. Ebenso hebt er hervor, dass das Hinzufügen von Grundrissen zu den Berichten eine schnelle Identifizierung der Mängel für den Kunden ermöglicht.
“Das hat es enorm vereinfacht, ich brauche gar nicht mehr schreiben, wo genau der Mangel ist. Ich füge einfach den Plan hinzu, da ist die entsprechende Nummer gekennzeichnet und dann ist eindeutig beschrieben, wo der Mangel ist.“
Auf diese Weise entsteht eine erhöhte Übersichtlichkeit, Nachvollziehbarkeit und vor allem Zeitersparnis in der Datenerfassung. Auch das serverbasierte System von KEVOX überzeugte Michael Ringwald. Dies gewährleistet, dass nur berechtigte Personen Zugriff auf die Daten erhalten. Im Gegensatz dazu können bei cloudbasierten Systemen oft Sicherheitsprobleme auftreten, da die Daten nicht direkt beim Kunden gespeichert werden.
Ein besonderes Augenmerk von Herrn Ringwald und allen externen Brandschützern liegt darauf, dem Kunden Rechtssicherheit zu bieten und externe Fachkompetenz zu vermitteln. Denn die Nichtbeachtung von Brandschutzvorschriften hat einige Konsequenzen, wie z.B. Personen- und Sachschäden, Geldstrafen und Schwierigkeiten mit Versicherungsangelegenheiten. Die Dokumentation mit KEVOX hilft dem Unternehmen auch in Zukunft sich rechtssicherer aufzustellen und jederzeit die relevanten Dokumente griffbereit zu haben.
