Übersichtliche Begehungsprotokolle einfach per Knopfdruck
Die DS-Brandschutz GmbH
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Steckbrief
- Unternehmen: DS-Brandschutz GmbH
- Standort: Bünde(Nordrhein Westfalen)
- Branche: Organisatorischer Brandschutz
Über die DS-Brandschutz GmbH
Sven Kuhlmann ist Geschäftsführer der Firma DS-Brandschutz GmbH in Bünde. Er betreut die Brandschutzorganisation zahlreicher Firmen in ganz Deutschland. Zu seinen Dienstleitungen zählen auch die Personalausbildung zu Brandschutz- und Evakuierungshelfern. Die DS-Brandschutz GmbH nutzt für die Dokumentation eine KEVOX Management-Lizenz.
Auf der Suche nach einer Lösung
Die DS-Brandschutz GmbH verwaltet den organisatorischen Brandschutz großer Firmen. Dazu inventarisiert und kontrolliert sie sämtliche brandschutztechnischen Anlagen und sorgt dafür, dass alle Unterlagen für den Kunden und die involvierten Servicefirmen jederzeit verfügbar sind. Dies war nicht immer so einfach wie heute. Sven Kuhlmann erinnert sich an die Anfänge der Firma
"Wir haben ganz typisch mit Exceltabellen und auch schon mit Fotos gearbeitet und damit die ganzen brandschutztechnischen Anlagen aufgenommen, die ganzen Prüfungen hinterlegt."
Mit der wachsenden Datenmenge erhöhte sich schließlich auch der Verwaltungsaufwand. Die Anzahl der Dokumente wuchs und die zahlreichen Fotos mussten nach den Begehungen noch zeitaufwändig zugeordnet werden. Sven Kuhlmann suchte nach einer Softwarelösung, die sowohl für den Kunden, als auch für ihn selbst, Zeit und damit Geld einsparen konnte.
Learning by Doing
Nach gründlicher Recherche entschied sich Herr Kuhlmann schließlich für KEVOX. Dabei hatte nicht nur die größere Übersichtlichkeit und Zeitersparnis, sondern auch die intuitive Bedienung der Software zu dieser Entscheidung beigetragen.
"Tatsächlich hatte ich gar keine Schulung. Wir haben das Programm bestellt, haben es uns heruntergeladen und haben alles mit den einzelnen Videos eingerichtet und nach unseren Bedürfnissen angepasst. Ich hatte auch nicht das Bedürfnis, dass ich nochmal eine zusätzliche Schulung brauche."
Neben Sven Kuhlmann nutzen fünf weitere Mitarbeiter KEVOX. Daher war es ihm wichtig, dass jeder Nutzer in der Firma mit der Wahl der Software einverstanden war. Die intuitive Bedienung half ihm bei der Überzeugung seiner Mitarbeiter sehr.
Online und Offline nutzbar
Zusätzlich war es für Herrn Kuhlmann wichtig, dass seine Dokumentationssoftware auch offline nutzbar ist. Da Begehungen oftmals in abgeschirmten Räumlichkeiten, wie Kellern ohne ausreichende Internetverbindung stattfinden, wäre eine Lösung mit vorausgesetzter Onlineanbindung für Herrn Kuhlmann nicht anwendbar gewesen. Die notwendigen Daten und Pläne befinden sich bei KEVOX direkt im Projekt und sind für den Nutzer auch offline jederzeit abrufbar.
Mit KEVOX Zeit und Geld einsparen
"Im Prinzip ist es pro Kundentermin ungefähr ein halber, wenn nicht sogar ein ganzer Tag Nacharbeitung, den wir gleich beim Kunden vor Ort erledigen und somit einsparen."
Das Hauptziel, die Übersicht und Zeitersparnis zu erhöhen, sieht Sven Kuhlmann als erfüllt an. Durch die bauteilbasierte Dokumentation hat er nicht nur eine höhere Übersicht erreicht, sondern auch einen genauen Einblick auf die anfallenden Instandhaltungstermine jedes Bauteils. Dank der Planübersicht finden er und seine Mitarbeiter die einzelnen brandschutztechnischen Objekte jederzeit wieder, obgleich sie die Standorte nur drei- bis viermal im Jahr selbst besuchen. Beauftragte Servicefirmen finden sich dank der sorgfältig dokumentierten Plandaten sofort zurecht.
Begehungsprotokolle auf Knopfdruck
Bei der Begehung ordnet Herr Kuhlmann alle Fotos den Bauteilen sofort zu. Damit fällt ein Großteil seiner Nacharbeit direkt weg. Begehungsprotokolle kann er bereits kurz nach der Begehung, manchmal sogar noch beim Kunden, direkt auf Knopfdruck erstellen.
"Damit erhalten sowohl meine Kunden, als auch deren Servicefirmen und natürlich auch wir alle anfallenden Aufgaben übersichtlich zusammengefasst."
Mit der frisch gewonnenen Zeit kann sich Sven Kuhlmann auf neue Dinge fokussieren. Er sieht in der KEVOX Software noch viel weiteres Potenzial für seine Arbeit.
