Erhebliche Zeitersparnis als Immobiliensachverständiger dank digitaler Dokumentation

Problemstellung: Was war das Problem, das Sie zu KEVOX geführt hat?

Herr Schneider führt regelmäßig Immobilienbesichtigungen durch, um für sein Unternehmen aussagekräftige Gutachten zu erstellen. Dabei muss eine ordentliche Dokumentation sichergestellt sein, da die Arbeit eines Immobiliensachverständigen die Grundlage für eine korrekte Einkaufsentscheidung darstellt. Diese wiederum bestimmt über den langfristigen Erfolg der Firma NSI Netfonds.

Im Detail betrachtet liegt die Aufgabe des KEVOX Nutzers darin, spezielle Baugruppen und Schadensfälle genauestens zu dokumentieren: Fotos, Texte, technische Details und viele weitere Parameter werden festgehalten, um sie später in ein Gutachten und eine Werteinschätzung zu verarbeiten.

Wenn Herr Schneider nach 2 Begehungstagen zurück im Büro ist und „500 Fotos“ vor sich auf dem Monitor sieht, ist Unübersichtlichkeit vorprogrammiert, beschreibt er.

"Und genau da lag das Problem, dass ich eine Software brauchte, mit der ich alle Bauteile und Mängel zusammenbringen und mit Bildern und Texten unterlegen kann."

Zudem war Herr Schneider das Suchen nach einzelnen Informationen in Schrankwänden voller Aktenordner leid. Er erinnert sich sehr gut: Das Heraussuchen von Dokumenten und einzelnen Informationen hat ihn in der Vergangenheit viel Zeit und Nerven gekostet.

Auf der Suche nach einer Softwarelösung für Immobiliensachverständige, die genau seine Dokumentationsbedürfnisse abdeckt, ist Herr Schneider auf KEVOX aufmerksam geworden.

Entscheidungsgründe für KEVOX

Bisher arbeitete Herr Schneider mit reinen Bewertungstools, die jedoch nicht 100% von den für seine Gutachten benötigten Informationen abbilden können. Es fehlte ein Tool zur Dokumentation der Sachverhalte inklusive eines Fotos, Texts und spezifischen technischen Parametern.

Das Tool sollte Herrn Schneiders Vorstellungen nach schnell und einfach zu verwenden sein und eine deutliche Kürzung des Dokumentationsprozesses bedeuten. Vor Ort sollten alle Dokumentationen digital aufgenommen werden können. Berichte und Gutachten sollten nicht mehr manuell erstellt, sondern von einer Software generiert werden. Bei KEVOX fand Herr Schneider den Leistungsumfang, nachdem er suchte. Besonders begeistert war er, dass seine Checklisten und Formulare, die er jahrelang offline erprobt hatte, nun durch KEVOX exakt digitalisiert wurden und er so einfach in seinen gewohnten Prozessen weiter denken konnte.

„Für diese Umsetzung bedurfte es nur zwei Besprechungen mit den technischen Experten bei KEVOX. Das war richtig cool, wie ich komplett mitbestimmen konnte, was ich in der Software brauche.“

Den restlichen Einrichtungsprozess hat Herr Schneider ebenfalls als sehr einfach empfunden. Durch die Einweisung des KEVOX Customer Happiness Teams konnte er mit der KEVOX Software direkt anfangen zu arbeiten.

Nach der Einführung – Welche Veränderungen haben sich durch KEVOX ergeben?

"Vom ersten Gespräch bis hin zur ersten Dokumentation mit der Software hat es nicht einmal 72 Stunden gedauert. Und da war noch ein Wochenende dazwischen (lacht)."

Herr Schneider beschreibt die Veränderungen in seinem Arbeitsalltag als echte Erleichterung. Vor der Einführung von KEVOX hat er ca. 1,5 bis 3 Stunden pro Objekt damit verbracht, die gesammelten Informationen in ordnungsgemäßer Form zu dokumentieren. Daher war es ihm wichtig, seine Zeit effektiver zu nutzen.

Eine Software sollte einfach funktionieren, ohne lang Einstellungen anzupassen, oder die Suchfunktion dauerhaft in Anspruch zu nehmen.

Durch KEVOX kann Herr Schneider die gesparte Zeit jetzt in wichtigere Aufgaben investieren. Er scherzt fröhlich: „Wenn ich von so einer Lösung schon eher gewusst hätte, dann hätte ich das Problem extra dafür erfunden.“

"Vor allem befasse ich mich nicht mehr mit so vielen Nebensächlichkeiten, die Arbeit ist stressfreier. Und das ist es was mich überzeugt, ich habe keine Probleme damit. Es nervt mich nichts, ich kann da entspannt mit arbeiten."

Die Zukunft mit KEVOX

Im Rahmen der Industrie 4.0 nimmt auch die Immobilienbranche an Komplexität zu, so Herr Schneider.

KEVOX spielt bei diesen immer komplexer werdenden Zusammenhängen eine zentrale Rolle. Die Software bringt die unterschiedlichen Bereiche, von Mängelerfassung bis hin zur Erstellung von fertigen Besichtigungsberichten, zusammen und schafft einen deutlich besseren Überblick mit gleichzeitiger Reduktion des Zeitaufwand.

Mittlerweile ist KEVOX ein fester Bestandteil der Dokumentation in seinem Arbeitsalltag. Derzeit nutzt Herr Schneider als einziger Gutachter in seiner Firma die Software. Allerdings schmunzelt er und spricht von zukünftigen Synergieeffekten in seiner Gutachterszene, die genauso wie er von KEVOX begeistert sein dürfte!