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Brandschutzdokumentation Vorlagen für Ihre Orientierung

Wie Brandschutzdokumentation aussehen kann, welche Informationen enthalten sind und wie sie erstellt wird.

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Brandschutzdokumentation anhand einer Vorlage

"Gib mir eine Vorlage & ich lege los mit der Brandschutzdokumentation." Leider müssen wir Sie enttäuschen. Eine einzige Vorlage, eine Patentlösung für die Brandschutzdokumentation aller Unternehmen, das kann es im Brandschutz nicht geben. Viel zu unterschiedlich sind die Anforderungen der einzelnen Gebäude und Gegebenheiten.

Was Sie dokumentieren müssen, hängt von Ihren Aufgaben ab. Denn im Grunde müssen Sie immer genau das dokumentieren, was Sie tun, um Brände zu verhindert. Welche Aufgaben Sie als Brandschutzbeauftragter laut DGUV Information 205-003 haben, können Sie im E-Book "Erklärung der Aufgaben von Brandschutzbeauftragten" nachlesen. Das Besondere an dem E-Book: Dr. Wolfgang Friedl schreibt als langjähriger Profi, wie die DGUV Anweisungen zu interpretieren sind und was zu tun ist. Hier können Sie das E-Book kostenlos downloaden:

Zum E-Book Download

Nichtsdestotrotz können wir Ihnen hier zeigen:

  • Warum überhaupt Brandschutzdokumentation?

  • Wie Brandschutzdokumentation nicht sein sollte

  • Wie die Brandschutzdokumentation aussehen kann und sollte

  • Was grundsätzlich im Brandschutz dokumentiert werden muss

  • Wie Sie am besten und komfortabelsten dokumentieren und kein Sklave Ihrer Akten werden

Warum überhaupt Brandschutzdokumentation?

Das Dokumentieren hat seinen fachlichen und juristischen Sinn: Zum einen müssen die juristisch verantwortlichen, unternehmensführenden Personen sich darüber informieren, was die Beauftragten (Delegation) Personen im Unternehmen umgesetzt haben. Zum anderen wollen und müssen Brandschutzbeauftragte der Geschäftsleitung, der Feuerversicherung, der Berufsgenossenschaft und (hoffentlich nie) der Staatsanwaltschaft gegenüber belegen, was gemacht und wie beurteilt wurde sowie was für Entscheidungen getroffen wurden.

brandschutzdokumentation vorlage wie es nicht sein sollte

Wie Brandschutzdokumentation nicht sein sollte

Eine reine analoge Brandschutzdokumentation ist unübersichtlich und nicht nachhaltig

Nach dem Digitalisieren der alten Daten sollten Sie sich für die Erstellung neuer Brandschutzdokumentationen die KEVOX Software ansehen (siehe unten).

Brandschutzdokumentation Vorlage KEVOX

Brandschutzdokumentation Vorlag: Wie die Brandschutzdokumentation aussehen sollte

Übersichtliche Darstellung aller Sachverhalte in automatisch erstellten Berichten

Ihre Brandschutzberichte sollten alle Sachverhalte für jeden verständlich kommunizieren. Dazu sollten die unten aufgeführten Fakten alle enthalten sein. Grundsätzlich empfiehlt es sich die Fakten zusammen mit einem Bild darzustellen, wie Sie im Bild erkennen können. Um viel Zeit zu sparen und die Kommunikation mit Auftragnehmern zu vereinfachen, lohnt es sich QR-Codes in den Bericht miteinzubinden, über die der Auftragnehmer den Mangel oder ähnliches freimelden kann.

Bestandteile eines Brandschutzberichtes:

  • Generell
    • Kopfzeile, die Ihre Firma repräsentiert (Corporate Identity Header)
    • Fußzeile ggf. mit Datum
    • ggf. Möglichkeit zur Unterschrift in der Fußzeile
  • Titelblatt
    • Überschrift,
    • Projektname
    • Projektmanager/in
    • Teilnehmer (der Begehung)
    • Verteiler
    • Datum / bzw. Start- und Enddatum der Berichterstattung
  • Inhalt
    • Art des Sachverhalts und Nummerierung (Mangelnummer, Prüfnummer)
    • Empfohlene Aufgabe / Maßnahme
    • Beweisfotos
    • Bauteilbezeichnung /-name
    • Inventarnummer
    • Standort
    • Zuständigkeit
    • Beschreibung
    • Richtlinie
    • Status
    • Frist bis
    • Gefährdungsstufe (möglicherweise als Farbcode)
    • OR-Code für die digitale Freimeldung des Auftragnehmers
  • Abschlussseite(n)
    • Fazit
    • Unterschrift(en)

Was grundsätzlich im Brandschutz dokumentiert werden muss

Grundsätzlich müssen Sie Ihre Arbeit in einem Verlaufsprotokoll nachweisen können.

Dazu sollten Aktivitäten – einschließlich aber nicht beschränkt auf – Unterweisungen, auffallende Mängel und unternommenen Maßnahmen, wie Prüfungen, Instandhaltungen und Reperaturen dokumentiert werden.

Was konkret zum Mangel, zu einem Hinweis, zu einer Aufgabe oder zu einer Restarbeit festgehalten werden sollte:

  • Worum handelt es sich (Mangel, Hinweis, Restarbeit, Aufgabe?
  • Eine möglichst immer gleiche Betitelung bei gleichem Sachverhalt (die Tür ist defekt vs. die Tür ist kaputt vs. die Tür muss repariert werden)
  • Ein oder mehrere Fotos vom Sachverhalt ggf. mit Skizze, worauf genau zu achten ist
  • Beschreibung, z.B. die Tür schließt nicht
  • Wann wurde der Sachverhalt erfasst?
  • Frist: Bis wann muss das Problem behoben sein?
  • Wann wird mit der Behebung begonnen?
  • Welche Maßnahme muss konkret durchgeführt werden?
  • Nach welcher Richtlinie muss diese Maßnahme durchgeführt werden?
  • Zuständigkeit: Wer muss die Maßnahme durchführen?
  • Evtl. die geschätzte benötigte Zeit und den geschätzten benötigten Aufwand
  • Den Status: Schon begonnen, erledigt, offen, usw.
  • Ggf. weitere Details oder Notizen
Brandschutz Dokumentation Vorlage KEVOX

Wie Sie am besten und komfortabelsten dokumentieren und kein Sklave Ihrer Akten werden

Übersichtliche Darstellung aller Sachverhalte in der Planansicht und in automatisch erstellten Berichten

In einer Planansicht können Sie Sachverhalte, wie Mängel, Aufgaben, Hinweise, Maßnahmen und Prüfungen darstellen. In KEVOX nutzen Sie einfach die Norm-Symbole aus dem Bauteilkatalog. Verglichen mit generischen Standort-Nadeln, schaffen Sie mit Bauteil-Icons und Prüfsymbolen für sich und andere eine größere Übersicht über Gefahrenstellen.

Brandschutzdokumentation nach KEVOX-Vorlage durchführen: so geht's

Brandschutzdokumentation geht digital am besten und mit Automatismen am schnellsten

  • Schnell und einfach, direkt vor Ort auf dem Tablet oder per App Brandschutzbegehungen bzw. Brandverhütungsschauen dokumentieren
  • Kompletter Verzicht auf Nacharbeit im Büro, wie Protokolle schreiben und Excellisten pflegen
  • Verschiedenste Protokolle sofort nach der Brandschutzbegehung bzw. Feuerbeschau ausdrucken oder versenden
  • Versandtfertige Prüflisten mit automatischer Aktualisierung
  • Automatisch entstehende Laufkarten, die zu prüfende Bauteile im Grundrissplan anzeigen
  • Alle Dokumente und Nachweise von jedem Bauteil immer dabei haben

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Mit KEVOX dokumentieren Sie im Brandschutz lückenlos, nachvollziehbar und vor allem komfortabel. Die KEVOX Management Software und die GO App sind einzeln stark und gemeinsam noch besser.

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  • Fotodokumentation
  • Mängelmanagement
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  • Instandhaltung, Prüfung, Wartung, Kontrolle, Intervall-Termine
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  • Digitale Formulare und Checklisten
  • Aufgabenverteilung und -überwachung
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  • Die Daten liegen bei Ihnen im Haus
  • Daten aus KEVOX GO können hier zusammengefügt und gemanagt werden

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