Wie Brandschutzdokumentation nicht sein sollte

Eine reine analoge Brandschutzdokumentation ist unübersichtlich und nicht nachhaltig

Heutzutage sollte Ihre Brandschutzdokumentation nicht ausschließlich analog vorliegen. Nehmen Sie sich die Zeit, und scannen Sie alle Dokumente ein. Wichtig dabei ist, die richtige Speichermethode und Struktur einzuhalten, sodass Sie oder Kollegen in Zukunft Informationen und Nachweise finden können. Wie die richtige Speichermethode aussieht, verraten wir Ihnen in der Willkommensserie unseres Newsletters. Diesen können Sie hier abonnieren.

Nach dem Digitalisieren der alten Daten sollten Sie sich für die Erstellung neuer Brandschutzdokumentationen die KEVOX Software ansehen (siehe unten).

Brandschutzdokumentation Vorlag: Wie die Brandschutzdokumentation aussehen sollte

Übersichtliche Darstellung aller Sachverhalte in automatisch erstellten Berichten

Ihre Brandschutzberichte sollten alle Sachverhalte für jeden verständlich kommunizieren. Dazu sollten die unten aufgeführten Fakten alle enthalten sein. Grundsätzlich empfiehlt es sich die Fakten zusammen mit einem Bild darzustellen, wie Sie im Bild erkennen können. Um viel Zeit zu sparen und die Kommunikation mit Auftragnehmern zu vereinfachen, lohnt es sich QR-Codes in den Bericht miteinzubinden, über die der Auftragnehmer den Mangel oder ähnliches freimelden kann.

Bestandteile eines Brandschutzberichtes:

• Generell
  • Kopfzeile, die Ihre Firma repräsentiert (Corporate Identity Header)
  • Fußzeile ggf. mit Datum
  • ggf. Möglichkeit zur Unterschrift in der Fußzeile
• Titelblatt
  • Überschrift,
  • Projektname
  • Projektmanager/in
  • Teilnehmer (der Begehung)
  • Verteiler
  • Datum / bzw. Start- und Enddatum der Berichterstattung
• Inhalt
  • Art des Sachverhalts und Nummerierung (Mangelnummer, Prüfnummer)
  • Empfohlene Aufgabe / Maßnahme
  • Beweisfotos
  • Bauteilbezeichnung /-name
  • Inventarnummer
  • Standort
  • Zuständigkeit
  • Beschreibung
  • Richtlinie
  • Status
  • Frist bis
  • Gefährdungsstufe (möglicherweise als Farbcode)
  • OR-Code für die digitale Freimeldung des Auftragnehmers
• Abschlussseite(n)
  • Fazit
  • Unterschrift(en)

Was grundsätzlich im Brandschutz dokumentiert werden muss

Grundsätzlich müssen Sie Ihre Arbeit in einem Verlaufsprotokoll nachweisen können.

Dazu sollten Aktivitäten – einschließlich aber nicht beschränkt auf – Unterweisungen, auffallende Mängel und unternommenen Maßnahmen, wie Prüfungen, Instandhaltungen und Reperaturen dokumentiert werden.

Was konkret zum Mangel, zu einem Hinweis, zu einer Aufgabe oder zu einer Restarbeit festgehalten werden sollte:

• Worum handelt es sich (Mangel, Hinweis, Restarbeit, Aufgabe?
• Eine möglichst immer gleiche Betitelung bei gleichem Sachverhalt (die Tür ist defekt vs. die Tür ist kaputt vs. die Tür muss repariert werden)
• Ein oder mehrere Fotos vom Sachverhalt ggf. mit Skizze, worauf genau zu achten ist
• Beschreibung, z.B. die Tür schließt nicht
• Wann wurde der Sachverhalt erfasst?
• Frist: Bis wann muss das Problem behoben sein?
• Wann wird mit der Behebung begonnen?
• Welche Maßnahme muss konkret durchgeführt werden?
• Nach welcher Richtlinie muss diese Maßnahme durchgeführt werden?
• Zuständigkeit: Wer muss die Maßnahme durchführen?
• Evtl. die geschätzte benötigte Zeit und den geschätzten benötigten Aufwand
• Den Status: Schon begonnen, erledigt, offen, usw.
• Ggf. weitere Details oder Notizen

Wie Sie am besten und komfortabelsten dokumentieren und kein Sklave Ihrer Akten werden

Übersichtliche Darstellung aller Sachverhalte in der Planansicht und in automatisch erstellten Berichten

In einer Planansicht können Sie Sachverhalte, wie Mängel, Aufgaben, Hinweise, Maßnahmen und Prüfungen darstellen. In KEVOX nutzen Sie einfach die Norm-Symbole aus dem Bauteilkatalog. Verglichen mit generischen Standort-Nadeln, schaffen Sie mit Bauteil-Icons und Prüfsymbolen für sich und andere eine größere Übersicht über Gefahrenstellen.

Dank der einheitlichen Dokumentationsstruktur, die Sie durch Ihre Eingaben in KEVOX automatisch erlangen, werden Sie nie wieder nach einer Information suchen müssen. Auch Kollegen, Vertretungen oder Nachfolger werden Ihr System schnell und einfach übernehmen können. Die KEVOX online Academy schult jeden Mitarbeiter schnell im Dokumentationssystem KEVOX. academy.kevox.de